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时间：2021-11-17 浏览量：0 次字号：AAA
采购文件存档保管过程中,代理机构经常会碰到管理费时费力、资料查找困难、文件经常丢失等问题。针对这些痛点,本文剖析了档案管理工作应具备的基本功能、关键管理要素和不同管理手段,对过程文件作了分类,在此基础上给出档案管理的几种信息化解决方案,且进行了对比分析。
采购档案是招标投标过程中形成的各类资料的集合,是具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录,是对招标全过程的真实反映,对于招标人、投标人、招标代理机构、监督管理部门等主体均有重要意义。
对于招标代理机构而言,档案管理的重要性主要体现在:从外部角度看,档案记录是行政主管部门监督检查、招标人对代理机构服务质量评估的主要依据;从内部角度看,档案管理是提高企业服务能力、提升项目管理水平的重要抓手。
招标档案信息化的作用和意义包括:
(一)是社会与档案事业发展的需要
档案部门作为收集、处理、保存信息资源的平台,如果档案管理水平长期处于落后状态,那么档案信息资源的开发将会受到不利影响。因此有必要以现代化建设管理方法推进档案管理,通过档案信息化建设提高档案工作效率和工作质量,使档案部门得以发挥其应有的职能和作用。
(二)是档案价值开发利用的需要
传统的档案管理办法环节烦琐,使得档案的价值长期得不到发掘。在信息化条件下,档案管理人员能够及时、全面地收集到各种有利于单位发展的外部信息,并以此进行用户需求分析,及时、有针对性地开发本单位档案信息。利用现代信息技术对档案进行信息化建设,能够进一步挖掘档案的潜在价值,加速资源的共享与传播利用。例如,通过对历史档案数据资料整理分析,形成数据资产,货物类如不同产品的供应商库、价格水平信息,工程类如不同专业建设项目的供应商库、资质信息等。对这些数据资产进行脱敏处理后,可以向内外部提供一些增值服务,如可以向人后续类似项目招标提供信息支持,可以向造价咨询单位或部门提供市场价格信息。
(三)是组织提高决策效率、促进创新的需要
进行档案信息化建设,实现档案信息资源共享、档案信息资源合理开发和利用,就能够更好地为公司的各项决策活动提供重要的依据。组织领导在做重大决策的同时需要迅速、准确地查考组织中的各种资源,而传统的档案管理方式早已不能满足利用要求。因此,档案信息化建设顺应了公司发展的迫切需要,是创新当前档案工作的重要方面,也是公司档案工作发展的必然趋势。
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