招标采购文件编制及审核制度

招标文件是招投标过程中最重要的文件，招标文件的编制水平与质量直接关系到整个招投标活动的成败。而文件的编制和审核是招标文件质量控制过程中一个十分重要的环节，招标文件应当如何编制，编制完成后，应当怎样对招标文件进行审核以保证招标文件质量?下面就从招标文件编制、审核等几方面进行探讨。

（一）招标文件的编制

1、编制招标文件：

根据招标项目特点和实际需要，以招标人提供的相关基础资料和信息为依据，合理设置投标人资格条件、投标报价要求、评标方法、合同条款、技术标准等实质性要求，编制满足项目需求的招标文件。

对于依法必须进行招标的项目，应当使用发展改革部门会同有关行政监督部门制定的标准文本，并遵守其相关规定；对于适用政府采购的项目应按照财政部门会同有关行政部门制定的标准文本，并遵守其相关规定；没有适用的标准文本的，可使用相关行业或地方的示范性文本。

2、招标文件的主要内容和编制要求：

（1）招标公告或投标邀请书

应与招标代理机构在有关媒介上发布的招标公告或向特定潜在投标人发出投标邀请书的内容保持一致。

（2）投标人须知

重点阐明招标内容，招标投标活动应遵循的程序规则以及对编制、递交投标文件等投标活动的要求，由正文及其前附表两部分组成，一般包括以下内容：

1）总则：明确招标项目概况、资金来源和落实情况、招标范围、计划工期、质量要求、投标人资格要求、投标费用、保密、踏勘现场、投标预备会、分包和偏离等事项；

2）招标文件：明确招标文件组成、招标文件的澄清与修改等事项；

3）投标文件：明确投标文件组成、投标报价、投标有效期、投标保证金形式与金额、资格审查资料、备选投标方案、投标文件编制格式及签署要求等事项；

4）投标：明确投标文件密封与标识、投标文件的递交、投标文件的修改与撤回等事项；

5）开标：明确开标时间和开标地点、开标程序等事项；

6）评标：明确评标委员会组建方法、依法需要回避的情形、评标原则、评标依据等事项；

7）合同授予：明确定标方式、中标通知、履约担保、签订合同等事项；

8）重新招标和不再招标:明确重新招标和不再招标的情形、程序及后续事项等；

9）附表：明确招标活动中需要使用的表格文件格式，包括开标记录表、问题澄清通知、问题的澄清、中标通知书、中标结果通知书、确认通知等表格；

10）其他依据招标项目需要补充的程序性内容。

投标人须知中相关条款应与招标文件其他部分内容衔接一致，特别是对合同执行有实质性影响的条款，如招标范围、计划工期、质量要求、报价要求等内容，必须与招标文件中其他可能构成合同文件的相关部分保持一致。

（3）评标标准和方法

一般包括评标方法、评审程序和评审标准等内容，相关编制要求如下：

1）评标标准和方法应科学、公平和公正，满足评标委员会对投标文件的评审和比较，以及择优推荐中标候选人或依招标人授权确定中标人的需要。

2）依据招标项目的技术、经济要求通常选择经评审的最低投标价法或综合评估法。

（4）合同条款及格式

主要由通用合同条款、专用合同条款和合同附件格式三部分组成。

编制本章节时，应结合招标项目实际特点和管理要求，对合同主体的责任和义务，工程质量，进度计划、开竣工时间，合同价格的确定、调整，计量与支付，变更，竣工验收，缺陷责任与保修责任，违约，索赔，争议的解决等实质性内容和关键性条款作必要的细化和补充。

（5）工程量清单

应提供工程量清单，相关要求应在招标正文中明确。

（6）图纸

应提供招标图纸，作为投标人编制已标价工程量清单和投标报价的主要依据。

（7）技术标准和要求

招标文件中的技术标准和要求一般包括以下内容：

1）项目概况；

2）总体技术要求；

3）国家标准、规范；

4）项目实施条件，如环境、外部条件和建设条件；

（8）投标文件格式

重点阐明投标人在编制投标文件时应使用的各类格式文件及相关编写要求，如投标函及投标函附录、法定代表人身份证明或授权委托书、联合体协议书、投标保证金、已标价工程量清单、施工组织设计、项目管理机构、拟分包项目情况表、资格审查资料、其他材料等。

本章节内容应与投标人须知中投标文件构成内容及编制要求，以及评标标准和方法中评标委员会评审内容相匹配，不要设置与评审内容无关的格式并要求投标人响应。

（9）其他内容

依据招标项目实际情况，应阐明需在招标文件中明确的其他内容，如现场运输条件，水电接驳条件、地质勘察、水文、气象等参考资料，以满足投标人投标和合同签订需要。

3、招标文件的编制应重点关注以下因素：

（1）招标文件应符合现行法律法规要求，不得存在不公平、不公正的条款，避免出现招标文件发布、澄清和修改、投标文件准备时限少于法定时限等情况，避免出现通过设定与招标项目具体特点和实际需要不相适应的资格条件要求、以特定行政区域或者特定行业的业绩、奖项作为评标加分条件或中标条件以排斥潜在投标人等问题。

（2）招标文件内容应完整，文字应严谨、规范，避免出现文件前后不一致、条款存在歧义或重大漏洞等现象，损害招投标当事人的利益。

（3）招标代理机构应充分了解和掌握招标项目的市场竞争情况，针对项目实际特点，在保证充分竞争及科学择优的基础上，拟订投标人需满足的资格条件和评标办法。

（4）在编制招标文件过程中应与招标人就文件主要内容进行充分讨论和沟通，并将沟通过程中针对关键问题的各方观点、结论、方案和保留意见（如有）如实记录。

（5）针对招标人提出的意见，招标代理机构应从专业角度作出合理判断，予以接受或与招标人协商后达成一致。

发现招标人提出的意见违反国家现行法律法规规定，或存在歧视性条款，或与委托招标项目特点明显不符等情况，应当及时告知招标人进行修改完善。

（二）招标文件的审核

1、五级审核制度：

（1）招标文件的五级审核制度是公司成果文件审核制度的一部分。我公司招标文件审核分为五级，即编制人自审，招标组长初审，招标经理复审，技术负责人终审，招标人最终审核确认。

（2）各级审核的内容

1）编制人员自审的内容：

项目基础信息、错别字、病句查对等内容。

2）招标组长初审的内容：

文件中的工程情况与招标人提供的资料是否一致；

是否存在范本中的应改未改内容；

前附表各条款与须知部分是否一致，条款号是否对应；

文件中所有指向性语句的核对；

文件内容序号核对；

技术条件与技术要求部分与招标人提供的文件的核对；

工程量清单说明与工程量清单的一致性；

讨论确定的内容是否得到落实；

错别字、病句查对。

3）招标经理复审的内容：

部门经理原则上应通读报送复审的招标文件；

招标文件范本选择是否合适，能否满足招标人要求并达到最好招标效果；

招标程序、时间安排是否符合招标人的要求；

已变动部分的审核及范本规定可以变动但未变动部分的确认；

抽查项目经理审查部分。

4）技术负责人终审的内容：

文件内容是否齐全：组成、附件等；

文件形式是否统一：资格预审还是后审；清单形式还是预算形式；固定单价合同还是固定总价合同还是其他等；

评审办法与评分标准是否合理；

主要合同条款的变动部分，包括变更、支付、价款、索赔等部分。

5）招标文件通过公司规定的四级审核后，经签字后可报与招标人最终审核确认，进行第五级审核。在本过程中形成的意见可以认为是招标人审核时形成的意见，如果该意见违背法律法规或不合逻辑时，应向招标人建议不予修改。最终根据招标人的意见进行的修改亦应执行公司的各级审核制度。

2、印刷、装订、验收与发出

（1）招标文件审核修改备案后，应将招标文件电子版注名“××××招标文件最终版”，报公司综合部并告知招标文件可交付印刷，综合部同意后由公司指定的印刷机构印刷。

（2）如果监督部门要求招标文件在印刷后再进行备案的，应遵照执行。

（3）招标文件装订应按工程类、服务类和货物类进行分类，应遵守公司相应类型的颜色和版式的要求。招标人有特殊要求的，应遵照执行。

3、发布招标文件

发布招标文件之前，招标文件封面或扉页应加盖招标代理机构公章。

应按照招标公告规定的时间、地点和方式发布招标文件，发布期应符合现行法律法规规定。

发布招标文件期间，不得以任何方式限制潜在投标人获取招标文件。

4、存档保管

（1）招标文件完成印刷装订与验收后，电子版由招标部和综合部永久保存和保管，并在此基础上进一步完善公司招标文件范本。

（2）综合部应将电子版招标文件按工程类、服务类和货物类分类进行保管，必要时应将类别细分，按年度排列，便于检索和查找。

（3）招标文件在项目未完成归档时由项目经理保管，项目完成，资料归档后，由综合部统一归档保管并执行借阅制度。