采购项目的实施从需求调研到合同执行的各个环节，招标人都不可避免地需要和供应商进行沟通。本文将通过一则案例，分析招标人及招标代理机构与供应商沟通过程中遇到的风险及应对防控措施。

一、项目背景情况

某公开招标项目招标文件发售截止后，开标前，招标人收到供应商A的邮件，该供应商称其错过了招标文件发售期，之前招标人项目经理有提示近期会进行正式招标，但未告知具体购买方式、途径及具体网址。结合以往经验，该供应商想当然地认为招标人正式发出招标文件后会告知之前参与调研交流且有一定实力的厂商，否则投标人没有办法获知项目正式招标时间、报名方式与途径、截止时间等信息。该供应商认为此次项目领取招标文件过程管理有失公平，希望领导关注并给予公平参与的机会。另外该供应商称其知悉已领取招标文件的供应商B和供应商C存在投资关系，其中供应商B持有供应商C一定股权，望招标人予以核查。

二、项目关键信息分析

从供应商A的邮件内容来看，该供应商主要有两个方面的诉求：一是供应商A未及时领取招标文件，供应商A认为责任在招标人一方。二是供应商A得知已领取招标文件的供应商B和供应商C之间有投资及股权关系，供应商B和供应商C是否具备投标资格。

（一）招标人没有义务专门通知潜在投标人

本项目的招标公告在法定的平台进行了发布，该平台对所有供应商公开，潜在投标人通过查看招标公告后了解项目信息并自愿决定是否领取招标文件。法规并未规定招标人必须通知潜在的投标人进行投标，招标人也没有义务向潜在投标人通知招标时间、报名方式与途径、截止时间等内容。

（二）供应商A反映的供应商信息消息来源系违法

已领取招标文件的供应商名单在开标前应予以保密，供应商A不应当了解到本项目已经获取招标文件的其他投标人的名称及其他相关信息。因此，开标前供应商A获得的与本项目有关的任何其他投标人的信息均属于通过非法手段取得的信息，所以没有必要向其解释和书面回复。

综上，供应商A提出的两个问题，一个无法律依据，另一个消息来源系违法。

（三）如何处理供应商B和供应商C的关系

因供应商A的消息来源系违法，对有投资关系的供应商处理意见，没有必要对其进行解释。但从对项目负责以及确保项目顺利完成的角度来看，本项目需要提前对供应商之间的关系进行进一步了解，并做出预案。

1.查询法规和招标文件的规定

经查询，《招标投标法实施条例》第三十四条第二款规定，“单位负责人为同一人或者存在控股、管理关系的不同单位，不得参加同一标段投标或者未划分标段的同一招标项目投标”。《政府采购法实施条例》第十八条规定，“单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商，不得参加同一合同项下的政府采购活动”。

本项目的招标文件中也明确要求了“单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商，不得参加同一合同项下的采购活动”，同时招标文件中的《投标人声明函》要求供应商如实披露与供应商存在“单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系”的其他单位信息。因此从评审的角度来看，评审专家将根据招标文件的要求和投标文件的响应进行评审即可。

2.初步核查两家供应商的关系

那么供应商B和供应商C是否存在投资关系，该关系是否属于法规禁止的“单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商”的情形？经和招标人沟通，招标代理机构在国家企业信用信息公示系统和国内有影响力的第三方网站进行了查询。在国家企业信用信息公示系统未查到股权关系信息。在第三方网站查询到了供应商B在供应商C占股约19%。那么该股份是否属于“单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系”？

根据《公司法》第二百一十七条的规定，“（二）控股股东，是指其出资额占有限责任公司资本总额百分之五十以上或者其持有的股份占股份有限公司股本总额百分之五十以上的股东；出资额或者持有股份的比例虽然不足百分之五十，但依其出资额或者持有的股份所享有的表决权已足以对股东会、股东大会的决议产生重大影响的股东”。供应商B在供应商C持股约19%，持股比例不足50%。那么如何判断其是否属于“出资额或者持有股份的比例虽然不足百分之五十，但依其出资额或者持有的股份所享有的表决权已足以对股东会、股东大会的决议产生重大影响的股东”的情形？

对此，经核查相关资料，关于控股股东的范围每家供应商体现的方式多样，如公司章程、供应商官方网站、其他供应商内部出台的相关文件等。因此开标前，因可公开查询的资料有限，供应商B和供应商C之间是否属于法规禁止的“单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系”不得而知。诚然，如果需要，依照法律法规的规定，相关当事人可以委托律师前往国家工商登记机关查询厘清控股份额和表决权关系。

3.开标前确保项目顺利进行的方法

评审应基于招标文件的要求和投标文件的响应，不应寻求外部证据。《评标委员会和评标方法暂行规定》（七部委令第12号）第十七条规定，“评标委员会应当根据招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行系统地评审和比较。招标文件中没有规定的标准和方法不得作为评标的依据”。《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）第四十六条规定，“评标委员会负责具体评标事务，并独立履行下列职责：（一）审查、评价投标文件是否符合招标文件的商务、技术等实质性要求；（二）要求投标人对投标文件有关事项作出澄清或者说明；（三）对投标文件进行比较和评价……”

因此，评标委员会评审的依据是招标文件的要求和投标文件的响应。开标前在网站上查询的资料仅能作为参考，具体情况应以投标人提供的投标文件为准。为了确保项目顺利进行，经和招标人沟通，招标代理机构在网站上核查了所有领取招标文件的供应商的控股管理关系，并在开标前提示了每家领取招标文件的供应商投标注意事项，重点提示了关于招标文件要求的“单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商，不得参加同一合同项下的采购活动”，同时提醒了《公司法》对控股股东的界定，并请各供应商自行核查，避免废标。招标代理机构在提醒过程中不得透露任何其他供应商的信息。

与此同时，招标代理机构向招标人提出了另外一种风险，即投标人在投标文件中没有如实披露“单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商”的信息，评标委员会审核其资格通过，经评审该投标人中标；中标公告发布后，其他供应商对该中标人的资格进行质疑。那么，后续只有启动质疑程序，进一步调查投标人之间的关系。如经进一步核查，投标人的投标文件属实，则维持原中标结果。如供应商未如实披露相关信息，导致资格认定错误，则可判断该供应商为虚假投标。

至项目投标截止，本项目供应商C未递交投标文件。在评标过程中，评标委员会重点审核了投标人关于“控股、管理”关系的信息披露，未发现投标人之间存在法规禁止的情形。项目中标公告发布后未收到投标人的质疑，该项目顺利结束。

三、从政府采购角度思考招标人和供应商的沟通风险防控

（一）需求调研阶段和供应商沟通的风险防控

在需求调研阶段，招标人向潜在供应商进行项目沟通是一个关键环节，是招标人深入细致了解市场情况的重要途径。《财政部关于〈印发政府采购需求管理办法〉的通知》(财库〔2021〕22号)第十条规定，“采购人可以在确定采购需求前，通过咨询、论证、问卷调查等方式开展需求调查，了解相关产业发展、市场供给、同类采购项目历史成交信息，可能涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购，以及其他相关情况。面向市场主体开展需求调查时，选择的调查对象一般不少于3个，并应当具有代表性”。该文件更是把采购需求管理过程的具体操作写入了规章文件中。那么如何在需求调研阶段有效防范和供应商沟通的风险呢？

1.明确原则和纪律

采购需求的调研是招标人深入了解市场情况的重要途径，也是供应商徇私的突破口。作为招标人，在和供应商沟通前务必要明确沟通的原则和纪律，请供应商如实反馈市场情况，招标人不承诺任何一家供应商可能中标，在采购项目实施过程中供应商不应询问其他供应商的信息，招标人也应明确不透露项目其他供应商的信息，确保项目在公平、公正、公开的环境下进行。

2.要有清晰的判断

对于供应商反馈的市场调研情况，往往会夹杂一些有利于该供应商的信息。招标人需要有清晰的判断，避免偏听偏信，避免制定采购需求有排斥潜在供应商的风险。

（二）完善招标方案设计

除了在招标文件中明确规定“单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商，不得参加同一合同项下的采购活动”外，同时还要在《投标人声明函》中要求供应商需要如实披露与供应商存在“单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系”的其他单位信息，要求投标人主动列举申报其股东信息、股份关系、表决权等关键信息及提交《关联企业申报函》、列明其关联企业、所占有股份和表决权，防患于未然。

（三）投标文件递交截止前和供应商沟通的风险防控

1.确保领取招标文件的供应商名单的保密性

在响应文件或投标文件递交截止前，领取采购文件的供应商名单应予以保密。本案例中，供应商A则是通过非法手段获取了领取采购文件的供应商名单并对名单中的供应商资格情况进行了质疑。

在实际执行过程中，尤其是项目现场考察或答疑会等环节设置了签到，多家供应商签署在一个签到表上，招标人和供应商进行问题交流时，供应商无意间透露了自己的单位名称等均会变相泄露供应商的信息。因此，如项目需求的确涉及项目现场考察、答疑等环节的，招标人或招标代理机构需要提前做好预案，考虑具体可操作的细节（如分时签到，统一程序，同样对待，避免差别，杜绝任何差异因素，或者会议前每家供应商用数字代替，提前约定沟通过程中不透露单位名称等），避免变相泄露供应商名单和数量，以免引起不良的连锁反应。

2.提前核查领取采购文件的供应商是否存在法规禁止的情形

供应商的产生除了公告方式征集以外，还有适用于竞争性磋商、竞争性谈判、询价方式的招标人和专家共同推荐供应商的方式，以及适用于邀请招标方式的招标人书面推荐方式。根据《政府采购法实施条例》第十八条规定，“单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商，不得参加同一合同项下的政府采购活动。除单一来源采购项目外，为采购项目提供整体设计、规范编制或者项目管理、监理、检测等服务的供应商，不得再参加该采购项目的其他采购活动”。

因此需要提前核查供应商是否存在法规禁止的上述情形，避免采购流程违法，影响采购效率。

3.招标文件发售期间，招标代理机构和招标人密切沟通促进项目充分竞争

招标文件发售期间招标代理机构需要与招标人密切沟通，如充分了解国内外具备供货能力的厂商及招标人前期技术交流情况，这样有助于吸引更多的潜在投标人，最大化地鼓励竞争，最终有利于帮助招标人选择到最优的、最适合项目需求的供应商。

（四）评审后和供应商沟通的风险防控

1.可以依法告知供应商的信息种类

针对招标项目，《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）第六十九条规定，“在公告中标结果的同时，采购人或者采购代理机构应当向中标人发出中标通知书;对未通过资格审查的投标人，应当告知其未通过的原因;采用综合评分法评审的，还应当告知未中标人本人的评审得分与排序”。

除了上述法规要求告知的情形外，招标人或招标代理机构无权告知供应商其他评审细节。

2.投标文件、评审报告等过程文件要妥善保管

采购过程的相关资料尤其是投标文件、评审报告，招标人和招标代理机构应该妥善保管，投标人不得以非法手段获得相关资料。

在实际操作过程中，近些年出现了投标人以非法手段获取证据材料后进行质疑、投诉的行为，如财政部政府采购信息公告（第三百六十一号）显示投诉时提供的证据材料来源于中标人的投标文件，属于以非法手段取得证明材料进行投诉的行为。财政部对投诉人做出列入不良行为记录名单，1年内禁止参加政府采购活动的行政处罚。此外，财政部政府采购信息公告（第三百二十六号）显示投诉人以非法手段取得证明材料进行投诉，投诉事项也均缺乏事实依据，驳回投诉。责令招标人就未妥善保管采购文件的行为进行整改，同时对投诉人以非法手段取得证明材料进行投诉的行为另行处罚。

综上，如供应商以非法手段获取证据材料进行投诉，该供应商将面临被禁止参加政府采购活动的行政处罚，招标人也将被责令就未妥善保管采购文件的行为进行整改。

四、总结

在采购项目实施过程中，招标人不能因为和供应商接触有风险就完全不接触。招标人或招标代理机构和供应商的沟通，在项目实际操作过程中不管是直接还是间接都是不可避免的。招标人和招标代理机构需要厘清法律法规的红线以及做好可能出现风险的预案，和供应商形成良好的沟通机制，使项目达到充分竞争，确保项目依法合规顺利进行。

在国家深化采购制度改革的大背景下，强化招标人主体责任，健全科学高效的采购交易机制，加快形成采购主体职责清晰、交易规则科学高效、监管机制健全、政策功能完备、法律制度完善、技术支撑先进的现代采购制度势在必行。制度的平稳落地需要结合实际采购流程中遇到的问题，通过科学的方法出具操作性强的方案。项目的顺利实施需要招标人和招标代理机构加强沟通，将风险防控前置。招标代理机构需要主动作为，使用专业化知识帮助招标人化解风险。

作者：聂娅琼    李荣杰

作者单位：中钢招标有限责任公司

来源：《招标采购管理》2022年第8期