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时间：2021-11-25 浏览量：0 次字号：AAA
(一)档案管理功能及要素
一个完整的档案管理过程包括档案的收集、整理、保存、利用、盘点等环节。具体到招标代理采购档案管理,离不开以下几个关键要素:
1.制度
招标代理机构需要建立科学的管理制度,对采购过程资料的内容、归档时间、分类、立卷、移交、保管、借用、归还、统计、盘点、销毁等制订具体的规则与流程。因招标代理档案具有一定的特殊性,企业管理制度要求不应违背《政府采购法》《档案法》《电子招标投标办法》等相关法律法规以及采购人对招标代理机构的管理要求。
2.人员
招标代理档案应安排专人管理,要求管理人员具备档案管理、招标投标相关法律法规、招标投标流程等方面的专业基础,熟悉档案管理制度,具有高度的责任心和良好的职业道德。需要对电子档案进行管理的人员,还应具备一定的信息化管理知识和系统操作能力。招标代理机构还应配套建立相应的奖励与惩罚机制,对人员进行考核。
3.场所
招标档案的安全性体现在:一是不发生火灾、霉变、水浸、鼠灾等自然事故,二是不出现丢失、泄密等人为事故。招标档案的保存时间一般较长,以政府采购为例,要求档案保存时间至少15年。档案存放室应当具有防盗、防火、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施,不得在危险和不安全的环境中保管档案。电子档案管理系统,根据档案密级,机房建设应达到相应的安全等级。
(二)管理手段
信息资源管理学家马尔香和克内斯莱英的信息管理理论中,将信息管理分为四个发展阶段,即信息物理控制阶段、信息技术管理阶段、信息资源管理阶段、知识管理阶段。档案管理手段的历史沿革,可参照上述理论分为几个阶段:
1.物理控制
手工管理阶段。特点是不借助任何数字化手段,采取人工目视、手动登记方式,管理的核心是台账记录,包括入库台账、出库台账、销毁台账等。目前很多招标代理机构仍采用这种管理方式,缺点是管理效率低,在档案数量较多的情况下,无论是档案出入库,还是档案盘点统计,都会耗费大量的人力成本。
2.技术管理
半自动化管理阶段。特点是引入二维码、RFID等技术,给物理档案贴上标签进行标识,同时借助信息化管理软件及标签识别设备,实现档案的半自动化管理。这种方式很大程度上提高入库、出库、盘点效率,而且结合安全闸机,可实现档案非正常离库的报警功能,提高档案保管的安全性。
3.资源和知识管理
全电子化管理阶段。在国家简政放权的背景下,从政府采购到一些行业的大型企业采购,都已大力推行电子招标投标。《电子招标投标办法》中规定:数据电文形式与纸质形式的招标投标活动具有同等法律效力。《档案法》第三十七条规定:电子档案与传统载体档案具有同等效力,可以以电子形式作为凭证使用。综上,招标档案的全电子化管理已是大势所趋。这种方式的特点是档案电子化,保存在磁盘阵列或云存储等设备上,设备联网,管理人员可通过信息化系统实现档案的全数字化管理。在实现档案基本管理的基础上,还可以对档案信息分类、二次处理分析,形成资源和知识,进而提供数字资产带来的增值服务。
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