无论是半自动化还是全电子化的管理方式,都有其适用场景。下面对几类主流的技术实现方案做简要描述。

(一)二维码方案

通过二维码,赋予每一份纸质档案(档案盒、档案袋等)一个唯一的“身份”标识,借助标识、阅读器及后台的管理软件等实现档案的入库登记、借阅、归还、盘点、销毁等各类档案管理功能。主要管理功能如下:

1.二维码生成

二维码中保存档案内容的摘要信息。根据招标代理业务的特点,二维码中一般需包含档号、索取号(即存址号)、项目编号、项目名称、项目年份、招标人名称、保存期限等,也可以根据需要增加其他如招标类型、项目类型等关键信息。

2.二维码采集

使用扫描枪采集二维码信息,传输到管理后台,形成档案信息数据库,作为出入库、盘点等其他管理过程的基础数据。

3.出入库

管理员通过扫描二维码可以读取档案摘要信息、位置信息,做到准确定位档案,进而可高效完成出入库操作,同时管理平台可记录档案的在位状态。

4.清点

进行档案盘点时,通过扫描枪快速读取二维码并与管理平台中信息比对,从而实现档案数量、在位状态等信息统计汇总。

(二)RFID方案

RFID采用的也是标签技术,档案管理功能实现原理与二维码方案类似。不同点体现在:

1.RFID属于电子标签,信息存储在RFID芯片中

RFID数据采集为非接触式,在一定距离范围内,阅读器可自动采集RFID信息,每秒可读取几百个标签。对于档案盘点而言优势很大。

2.标签可重复使用

标签信息量大,可重复使用,且标签抗腐蚀性强、不易被污损,使用寿命长。

3安全性高

一方面是标签本身可设置密码保护,防止信息被篡改;另一方面,配合门形通道天线,档案如被非法取走、经过通道时可自动报警。

4.适用场景广,灵活度高

RFID射频识别设备可集成在点检车、智能密集柜、智能档案柜等载体上,适用场景广,灵活度高。

(三)电子档案系统管理方案

电子招标投标已是大势所趋,省、市、县各级公共资源交易中心已经广泛采用电子招标投标平台实现招标投标的全流程操作,众多大型国有企业通过自有的采购交易系统完成企业采购,市场上也有大量由招标代理机构、交易平台厂商等第三方机构运营的交易平台。《档案法》第三十五条规定:各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划,保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用;档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设,并采取措施保障档案信息安全。由此看来,随着电子招标投标的大力推行,建设配套的电子档案管理信息系统也逐渐成为各采购主体的刚需。

对于招标代理机构而言,构建电子档案管理系统时关键设计要点如下:

1.管理对象

采用非电子招标方式的,系统管理对象为各类过程文件的电子档,需要通过扫描仪等设备对实体档案进行数字化加工后导入系统;采用电子招标方式的,系统管理对象为线上各阶段流程生成、留存的过程文档。若招标投标系统为自有系统,可直接通过系统间数据接口进行数据接入;若招标投标系统为非自有系统,则需要与对端系统建立接口接收数据,或者由招标代理人员下载数据后进行导入。

2.软件功能

电子档案系统中档案整理、移交、接收、保管、利用、编研等相关功能基于开放档案信息系统参考模型(ISO 14721-2012 Space data and information transfer systems-Open archival information system(OAIS)-Reference model)设计功能框架。

3.硬件设备配置

基础配置方面,一般至少应配置数据库服务器、应用服务器、WEB服务器等计算设备,磁盘阵列等存储设备,交换机等网络设备。也可以选择租用各云计算服务商的云主机、云存储等资源。

为确保数据不丢失,系统一般具有数据备份机制,将数据备份至磁带库或者光盘介质。

系统安全方面,鉴于招标采购档案数据的敏感性,应遵循国家有关信息安全法律法规原则,建议参照《信息安全等级保护管理办法》第三级的防护要求对局域网和核心数据库进行防护。

(四)方案对比及适用性分析

几类信息化管理方案对比见表1。

相比传统管理模式,几类信息化方案都能带来管理水平的提升,且在智能化水平、功能丰富性、安全性等方面电子档案系统方案最优,RFID方案次之。智能化水平越高,成本相应也越高。

通过二维码、RFID、电子档案管理系统等技术为档案管理的自动化、智能化带来了可能性。主要带来的价值一是采用自动识别手段,提高查阅、盘点等操作效率;二是实现档案在位监管,提高资产保全率;三是减少档案遗失问题,从而避免财产损失,杜绝泄密事件的发生;四是通过信息化手段将档案统一入库后,通过数据的二次加工、分析、统计,形成数字资产,为领导决策、业务管理等提供有力支撑。

最智能的不一定是最合适的,招标代理机构应结合档案规模、自身或采购人存档要求、公司业务发展需求、信息化建设预算等因素,综合考虑,选择适合自身的档案管理方式。