决定中标因素有很多,有人说是商务关系,有人说是标书——那么究竟谁最重要呢?

假设,你的商务关系做的到位,但因为标书原因现场废标了,能中标么?肯定是不能了;假设你的标书做的很好,现场没有废标,评委没有找出毛病还给了高分,但没做商务关系,能中标么?——不确定。

由此可见,标书在不同的场景,即是关键因素也可能是决定性因素,但无论如何“投标书”作为中标的核心证据和理由,都必须符合招标文件要求,因为他是要评标专家签字确认、要留存、要经得起检验的。因此读懂招标文件,给到采购人想要的答案,这是中标的开始!

根据投标人在线团队标书编写的经验,解读好招标文件可以从以下几个方面入手:

01找出废标项

不废标这是投标文件编写的最基本要求,一旦废标,项目前期的商务工作,购买标书、编写标书、现场参加开标所耗费的时间和产生的费用,都白做了。即便有挽回的余地,成本也会很高。

首先将招标文件中明确指出导致废标的因素全部找出来,在标书编写及装订的过程中,可以规避废标节奏,“投标须知、资格审查部分、标书装订”的要求等地方都是废标条款常出现的地方,其中一些带星号的条款,也会分散在招标文件中。

02找出得分项

招标文件中的有评分表,会对评分规则进行明确的说明,这里需要按照满分的标准,清楚列出要想得满分需要给那些“答案”?

这是标书编写的关键素材,需要团队协作分工准备,比如要纳税凭证、社保凭证、审计报告、投标保证金缴纳及凭证,就需要财务部门提供;业绩合同、资质证书可能基本都由行政部门保管,那就需要他们协助提供;

没有的怎么办呢?

比如体系认证、检测报告,还有20天就要开标了,15天能不能拿下?这需要专人去联系专业机构办理。

对于一些办理时间比较长的资质证书,如生产许可、经营许可、专利、软件著作权都需要提前办理,这些证书办理可能都需要一年半载的,所有投标人从有想法要进入招投标市场,就应当立即着手准备。

还有一些专业性比较强的领域比如食品、医疗、养老、软件、安保、建筑、路桥等领域对从业人员的资格要求也会比较多,那么在人才的储备过程中就该把具备某种资格证书,作为招聘的要求。

一些招标文件中,会出现控分比较绝的条款:要求项目经理、核心技术人员不仅要有资格证书、还要有缴纳社保、还要有工资表,且都需要提供原件,以证明服务团队是本公司的人员,对于一些初创型的公司是个不小的门槛。

业绩合同,算是招标文件评分的必备项,为什么一些公司即便赔本也要做几个中标案例,目的就是为了增加说服力,商务环节让采购人放心,评标环节可以加分。

03找出开标现场“应带原件”条款

找出需要携带原件开标现场验证的项目,一是要检查有还是没有,没有来不来得及办;通常要求携带原件的都是办理时间比较长的证件。大多是资格文件审查部分的要求,有时也可能是加分项里面要求提供原件。

二是看开标前要的原件在不在公司,一些行业招标项目特别多,如煤改清洁能源项目,全国多地频繁密集招标,而且都要资质原件,同一个时间可能几个地方都要开标,资质不能分身时,就需要放弃一些项目,或者时间能错开,那就需要提前安排好资质的行程,确保开标现场能见到。

三是开标前一定的准备好,开标现场带齐;

04确定开标时间、地点

清楚开标的时间地点,以便于提前确定参加开标的人数及出发的时间,异地开标可能就需要提前做好行程规划;也是为了计划好标书定稿、装订的时间点。

通常的做法是,开标前一天到达开标所在地,留一天时间装订标书,在装订标书前一天必须定稿,以此倒推,9月30日开标的项目,如果异地开标路上需要用1天时间,标书最迟26号必须定稿。

投标保证金的支付时间和付款方式及备注的要求,如果是26号必须定稿,也就是26号前一天必须支付投标保证金,非工作日公户无法转账,所以这也需要提前安排。

05采购预算及评分方法

《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(87号令)第五十三条规定:评标方法分为最低评标价法和综合评分法。

采购预算及评分方法,决定着报价的高低;最低评标价法,是指投标文件满足招标文件全部实质性要求,且投标报价最低的投标人为中标候选人的评标方法。此时报价就只能是在成本的基础上,加上合理的利润。为了抢标低于成本的报价则是不可为。

0元或者1元中标,本就违法。《招标投标法》第五一条规定,投标报价低于成本,评标委员会应该否决其投标。

第五十五条综合评分法对报价得分的规定是:货物项目的价格分值占总分值的比重不得低于30%;服务项目的价格分值占总分值的比重不得低于10%。

执行国家统一定价标准和采用固定价格采购的项目,其价格不列为评审因素。

价格分应当采用低价优先法计算,即满足招标文件要求且投标价格最低的投标报价为评标基准价,其价格分为满分。其他投标人的价格分统一按照下列公式计算:投标报价得分=(评标基准价/投标报价)×100。

06满足技术、服务要求的响应文件

货物类采购项目要求的技术参数,通常用产品检测报告、企业产品说明书、企业产品标准等文件框注进行说明。

供货能力则需要展示投标人的生产场地、生产设备、检测设备等生产要素的图片;能证明的越细致越好厂房的租赁合同或者产权证书;设备购买的发票;投入生产、检测团队专业级技术人员的资格证书、学历证书等。

安装售后人员的专业资格证书等,这些在解读招标文件中都应在《招标文件分析报告》中说明,以便于团队分工协作过程中完成工作的准确性和实效性。

07施工、服务方案的评分要素

不同的采购项目,对方案的要求不同,在编写方案的过程中所体现的内容也各不相同,如何理解评分细则中的要求,标书编写者的经验不同在标书中呈现的结果也不同,没有统一的标准。

对于通信类、软件类等技术性比较强的项目,标书编写人需要与技术人员深度沟通或者由技术人员提供,才可能写出比较专业的施工、服务方案;

08其他招标文件中没有明确的内容

招标文件中经常会有“投标人认为需要提供的资料”,评分要求里肯定没有,但是如果有相关资料尽量提供,比如企业、产品获得荣誉证书、媒体的报道都有利于加深评委对于投标人所提供的产品、服务的认知;

09形成《招标文件分析报告》

《招标文件分析报告》是一张地图,可以让参加投标项目的整个团队成员按图索骥;也是一张任务清单,加上完成时限、责任人就是项目管理表。这体现标书编写者的工作能力,若不能准确的理解招标文件,其投标文件也必然牛头不对马嘴,废标、低分自在情理之中。